Cyfrowa rewolucja w polskich urzędach. EZD RP zmienia oblicze administracji

Polska administracja publiczna przechodzi historyczną transformację. Elektroniczny obieg dokumentów, wdrażany dzięki systemowi EZD RP opracowanemu przez NASK, zastępuje tradycyjne papierowe teczki. To krok ku nowoczesnemu, sprawnemu państwu, które służy obywatelowi, a nie odwrotnie. System już teraz obsługuje ponad ćwierć miliona użytkowników w ponad 4 tysiącach instytucji, a kolejne tysiące czekają na wdrożenie.

Czym jest EZD RP i dlaczego jest tak ważny dla polskiej administracji?

EZD RP to państwowy system elektronicznego zarządzania dokumentacją, stworzony przez NASK we współpracy z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Jego celem jest uporządkowanie i digitalizacja pracy z dokumentami w instytucjach publicznych. System umożliwia stopniowe odejście od papierowego obiegu na rzecz w pełni cyfrowego prowadzenia spraw.

Z rozwiązań EZD RP korzystają już między innymi Ministerstwo Energii, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Kancelaria Sejmu, Najwyższa Izba Kontroli oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. To dowód, że system sprawdza się zarówno w dużych instytucjach centralnych, jak i w małych jednostkach, takich jak przedszkola, szkoły czy biblioteki.

Jak NASK i fundusze KPO wspierają cyfryzację urzędów?

Kluczową rolę w tej transformacji odgrywa NASK, które nie tylko nieodpłatnie udostępnia system EZD RP, ale także zapewnia kompleksowe wsparcie we wdrożeniu. Pracownicy NASK szkolą urzędników i pomagają im oswoić się z nowymi narzędziami, bez żadnych kosztów dla instytucji. Projekt, mający na celu upowszechnienie EZD i budowę infrastruktury chmurowej SaaS EZD RP, jest współfinansowany ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. Jego łączna wartość to niemal 200 milionów złotych.

Jak podkreśliła Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK, dzięki unijnym funduszom instytucje otrzymują nie tylko system, ale również kompetencje. Prowadzone są szkolenia podnoszące kwalifikacje pracowników w zakresie cyfryzacji, a także poszerzające kompetencje działów IT. To szczególnie istotne dla małych organizacji, które często nie zatrudniają wykwalifikowanych informatyków.

Samorządy przodują we wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów

Wśród pionierów wdrażania EZD RP znajduje się Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. Jego sekretarz, Monika Kondratowicz, zwróciła uwagę na liczne korzyści płynące z cyfryzacji. Przede wszystkim usprawnia ona rozpatrywanie spraw mieszkańców, ale także przyspiesza współpracę między urzędami. Przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi jest znacznie płynniejszy niż w przypadku tradycyjnej poczty.

Kondratowicz przyznała, że początkowo urzędnicy mieli obawy przed zmianą, ale udało się je przezwyciężyć dzięki determinacji kadry zarządzającej. Jak podkreśliła, kluczowy jest przykład płynący od kierownictwa. Jeśli kierownictwo korzysta z nowoczesnych rozwiązań, pracownicy niższego szczebla również chętnie po nie sięgają.

Co zyskuje obywatel dzięki EZD RP?

System EZD RP jest zintegrowany z kluczowymi usługami cyfrowymi państwa, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia, Krajowy System e-Faktur czy Centralny Rejestr Umów. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przyjmowanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych, zarówno między instytucjami publicznymi, jak i w kontaktach z obywatelami oraz przedsiębiorcami. Informacje są przekazywane szybciej, a konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych zostaje wyeliminowana.

Wojciech Zemła, sekretarz Miasta Sopotu, zwrócił uwagę na istotny czynnik ludzki. Dzięki EZD RP kierownik jednostki ma wgląd w to, co dzieje się ze sprawami, i może zainterweniować w przypadku opóźnień. Docelowo obywatel będzie mógł załatwić sprawę bez wychodzenia z domu, składając wniosek elektronicznie i otrzymując odpowiedź w tej samej formie.

Warszawa stawia na cyfryzację. Największe wdrożenie EZD RP w Polsce

Warszawski samorząd jest obecnie największą instytucją wdrażającą EZD RP. Ponad 60 procent podległych mu instytucji, w tym szkół i przedszkoli, korzysta już z tego narzędzia. Od 1 września dołączą urzędnicy ratusza oraz 18 warszawskich dzielnic. Adam Grzegrzółka, dyrektor Biura Organizacji Urzędu w Urzędzie Miasta st. Warszawy, zwrócił uwagę na problem podwójnej rzeczywistości, w której część pracy odbywa się elektronicznie, a część formalnie w postaci papierowej. Wdrożenie EZD RP ma rozwiązać ten dylemat.

Grzegrzółka przyznał jednak, że w skali całego kraju większość samorządów nadal pracuje w trybie tradycyjnym, głównie z powodu braku odpowiednio zaawansowanych narzędzi. To pokazuje, jak wiele pracy przed nami, ale także jak wielkie znaczenie ma upowszechnianie EZD RP.

Szkolenia i wsparcie dla małych instytucji

NASK i Ministerstwo Cyfryzacji wychodzą naprzeciw instytucjom, które nie mają własnych działów IT. Centralny Ośrodek Informatyki udostępnia usługę SaaS EZD RP, dzięki której czynności administracyjne związane z systemem wykonują zdalnie wykwalifikowani informatycy. Wdrażanie odbywa się często w modelu kaskadowym, gdzie większe jednostki, takie jak urzędy marszałkowskie czy miejskie, wspierają mniejsze instytucje, na przykład szkoły, biblioteki czy ośrodki pomocy społecznej.

Jak zmierzyć sukces cyfryzacji administracji?

Uczestnicy debaty „Nowoczesny urząd. Jak cyfryzacja zmieni pracę administracji i obsługi obywateli” zastanawiali się nad wskaźnikami sukcesu cyfrowej ewolucji. Wojciech Zemła stwierdził, że sukcesem będzie „odchudzenie” urzędów, czyli zmniejszenie liczby urzędników w bezpośrednim kontakcie z interesantem. Obywatelowi chodzi bowiem o to, aby sprawa była załatwiona, a nie o wędrówki od pokoju do pokoju. Monika Kondratowicz wskazała na zadowolenie interesanta, a Magdalena Sawicka na satysfakcję samych urzędników korzystających z systemu.

Cyfryzacja administracji to proces nieunikniony i konieczny. Dzięki systemowi EZD RP i wsparciu NASK polskie urzędy stają się nowoczesne, sprawne i przyjazne obywatelowi. To inwestycja w przyszłość, która przyniesie korzyści całemu społeczeństwu.